Quelles sont les principales conditions de remboursement des frais professionnels ?

interior of a Congress Palace,  auditorium in LuganoObligation de remboursement :

Tout employeur a l’obligation de rembourser les frais professionnels à tous les salariés. Une exception est prévue dans le cas de la mention dans le contrat de travail d’une somme forfaitaire fixée par avance. Le montant de la somme forfaitaire envisagée ne doit pas conduire à déterminer un salaire brut inférieur au SMIC ou aux minimums conventionnels.

Plus d’informations : cour de cassation chambre sociale 10 juillet 2013 12-15332

Présentation des justificatifs :

Une condition de forme doit être respectée par les salariés : en cas de remboursement des frais réellement engagés, les justificatifs doivent être présentés à l’employeur dans un délai déterminé par lui.

En cas de remboursement de frais prévu sous forme d’indemnité forfaitaire, les justificatifs peuvent ne pas être demandés. Toutefois tout employeur doit en cas de contrôle URSSAF ou fiscal, justifier par tout moyen de la réalité et la nécessité du versement de ces indemnités.

Dans quels cas le remboursement forfaitaire est-il possible ?

Dans tous les cas sauf dans les cas limitativement prévus par la loi :

- Détachement à l’étranger :

- Frais de déménagement en cas de mobilité professionnelle ;

- Frais d’utilisation des outils NTIC (nouvelles technologies de l’information et la communication) et notamment les frais de téléphones mobiles, ordinateurs portables, tablettes…

- le télétravail.

Frais soumis à cotisations ou non ?

Les frais engagés dans le cadre de l’exécution du contrat de travail sont exonérés de charges sociales. Les frais remboursés n’entrant pas dans ce cadre sont assimilés à un avantage en nature et à inclure dans les bases soumises à charges sociales.

Quelles sont les conditions d’exonération des indemnités forfaitaires ?

Il convient de distinguer les limites fixées par l’URSSAF et les limites fixées par convention collective.

L’URSSAF détermine chaque année les limites au-delà desquelles, les indemnités forfaitaires de remboursement sont soumises à cotisations.

Dans tous les cas l’employeur doit pouvoir justifier des circonstances ayant concouru à l’engagement des frais prévus dans le cadre du versement des indemnités forfaitaires.

Cf site URSSAF

Certaines conventions fixes des limites plus importantes. Dans ce cas, les montants remboursés au-delà des limites de l’URSSAF sont soumises à cotisations sauf si l’employeur peut fournir les justificatifs de dépenses effectuées par les salariés concernés.

Cumul possible de l’indemnité spécifique pour frais professionnels et de l’exonération de cotisations de sécurité sociale des frais professionnels dans les cas limitatifs de versement de défraiements, allocations pour frais  aux professionnels suivants :

- artistes dramatiques, lyriques, chorégraphiques ;

- régisseurs de théâtres qui participent à des tournées théâtrales ;

- aux artistes, musiciens, chefs d’orchestres engagés par les théâtres ou casinos subventionnés pour les allocations « saison » ;

- les chefs d’orchestre, musiciens, et choristes pour tous les frais de déplacement.

Rédaction Stéphane G Art-Comptable 22/03/2015

En savoir plus sur Stéphane Gros

Depuis plus de 15 ans, Stéphane est un expert comptable au services des professionnels de l’art et de la culture. Il vous fait partager son goût pour ces activités et ses connaissances des problématiques de gestion, de fiscalité et de ressources humaines, qui s’avèrent, dans ce secteur, parfois très complexes.




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