Demandes de subventions : Quelles sont les obligations comptables et financières ?

ahnungslosQu’en est-il de la nécessité de disposer d’une comptabilité dans le cadre de l’octroi d’une subvention auprès de l’Etat, d’une collectivité territoriale ou de l’Europe ?

 

Il est indispensable d’avoir mis en place une comptabilité, par nature, pour l’exploiter dans le cadre de l’élaboration de la demande de subvention puis de la restitution d’un compte-rendu financier au terme de l’utilisation de la subvention.

Dans le cadre d’une demande d’obtention de fonds européens, une comptabilité générale dite développée est obligatoire ainsi qu’une comptabilité analytique.

La structure doit en outre établir des comptes annuels composés d’un bilan, compte de résultat et d’une annexe aux comptes.

 

Quels sont les documents financiers à présenter lors de la demande de subvention ?

 

Un budget prévisionnel est systématiquement demandé dans tout dossier de demande de subvention transmis à l’Etat ou à la collectivité.

Un état « type » de budget prévisionnel est souvent demandé selon les critères de détermination des partenaires financiers.

Attention à ne pas établir un nouveau budget prévisionnel sur la base d’un précédent budget prévisionnel. Les données prises en comptes doivent être réelles.

Le budget prévisionnel est élaboré à partir :

-        de l’état recettes-dépenses de l’exercice n-1, classées par nature, pour retrouver les rubriques du plan comptable associatif.

-        des comptes annuels de l’exercice précédent (bilan, compte de résultat, annexes) s’ils ont été établis ;

-        de l’état des produits et charges de l’exercice précédent, enregistrés par nature, sur la base d’une comptabilité soit de trésorerie (produits-charges enregistrés au moment de leur encaissement-décaissement), soit d’engagement (comptabilisation au moment de la créance ou dette) ;

 

Quels sont les autres documents demandés?

 

Le dossier de demande de l’Etat ou des collectivités locales au niveau des régions et des départements prévoit des documents à annexer.

Parmi ces documents figurent les comptes annuels approuvés du dernier exercice clos et le(s) rapport(s) du commissaire aux comptes lorsqu’il en existe un.

Il est donc nécessaire d’établir des comptes annuels et au minimum un état du patrimoine de l’association ainsi que le dernier compte de résultat de l’exercice précédent.

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A l’utilisation de la subvention :

La loi du n°2000-321 du 12 avril 2000, relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations a prévu dans son article 10, qu’un compte-rendu financier doit être déposé auprès de l’autorité administrative ayant versé la subvention dans les 6 mois suivant la fin de l’exercice pour lequel elle a été attribuée.

L’absence de ce compte-rendu bloquera toute demande future de subvention. Il doit être accompagné du dernier rapport d’activité de la structure.

Par ailleurs, dès lors que la subvention est supérieure à 23000 euros, toute personne peut demander ces documents à l’autorité administrative ayant alloué cette aide publique.

Afin de parfaitement établir le compte rendu financier, exempt de toute erreur, il conviendra de tenir une comptabilité générale conforme au règlement 99-01, fiable et vérifiée sur la base du plan comptable général adapté le cas échéant au secteur associatif.

Si le partenaire financier est la communauté Européenne dans le cadre d’une demande FSE, il sera nécessaire d’ajouter à ces outils de gestion, une comptabilité analytique permettant d’extraire les comptes de résultat de chaque activité de la structure.

Stéphane G Art Comptable

En savoir plus sur Stéphane Gros

Depuis plus de 15 ans, Stéphane est un expert comptable au services des professionnels de l’art et de la culture. Il vous fait partager son goût pour ces activités et ses connaissances des problématiques de gestion, de fiscalité et de ressources humaines, qui s’avèrent, dans ce secteur, parfois très complexes.




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